FLEX OFFICE : Les clés de la réussite de sa mise en place en 8 points déterminants
Multiplication des interactions, renforcement de la productivité, gains de flexibilité et d’autonomie, amélioration de la qualité de vie au travail ; la mise en place du flex office semble présenter de nombreux avantages. Néanmoins, il apparait que ce nouveaux mode de fonctionnement peut faire peur tant aux collaborateurs qu’aux managers. Modèle plébiscité dans certaines entreprises, chahuté dans d’autres, nous faisons le point sur les éléments qui vous permettrons de réussir votre transition vers le flex office.
1) Communiquer
La mise en place du flex office est avant tout le développement d’une nouvelle manière de travailler. Plus d’autonomie et de responsabilités, plus d’interactions… La stratégie et les objectifs du projet doivent être partagés et expliqués aux collaborateurs. Un projet de mise en place du flex office va beaucoup plus loin qu’une réduction des couts : l’objectif est de moduler l’espace de travail en fonction des besoins des différentes équipes, aux différents moments de la journée, afin de mieux travailler au quotidien. Pour une transition vers le flex office réussie, la communication et la transparence deviennent alors les principales clés du succès.
2) Impliquer les équipes
L’ attachement au bureau individuel est une notion très présente en France. Objets personnels, emplacement ou taille du bureau : le passage au flex office affectera certaines sensibilités et certaines habitudes. Pour construire un nouvel environnement de travail propice au flex office, il faudra changer les mentalités. Et pour cela, il est essentiel d’embarquer les équipes dans une démarche participative visant à co-construire leurs futurs espaces de travail.
3) Accompagner le changement
Nouvelles façons de travailler, nouvelles façons de manager, changements de paradigmes. Pour mener à bien cette transition forte qu’est le passage en flex office, il ne faut pas négliger l’accompagnement des parties prenantes ; les écouter et les embarquer pour construire un projet approprié et effacer toutes les inquiétudes.
4) Connaitre les usages et les besoins des équipes
Pour réussir un passage au flex office, il est essentiel de commencer par comprendre comment travaillent les équipes et de répondre à la question de leurs besoins fonctionnels. Le flex office ne se résume pas simplement à l’absence de bureaux attitrés. Il se caractérise également par la mise à disposition de différents espaces de travail, dans l’optique de répondre à tous les besoins. Besoin de partager, d’intimidité, de concentration, de collaboration, de créer du lien.
5) Créer des espaces cohérents
Qui dit plusieurs besoins, dit plusieurs espaces. Les nouveaux espaces en flex office seront repensés pour associer plusieurs zones de travail : espaces individuels (box, espace fermé), espaces collaboratifs, lieux informels de travail, espaces de rangements, zones de réunion en présentiel et à distance ou encore espaces de détente. Les différentes typologies d’espaces créées doivent interagir entre elles. Il est important que la circulation et l’utilisation de chaque espace soit fluide et instinctive. Pour cela, faire appel à un professionnel de l’aménagement de travail est recommandé.
6) Palier à la notion de ‘dépersonnalisation’
La notion de flex office sous-entend le ‘clean desk’ : la dépersonnalisation des bureaux peut être considérée comme « déshumanisant » par certaines personnes. Il s’agit alors de travailler l’esthétique des espaces de travail pour offrir des espaces agréables et confortables. La décoration des espaces de travail permet de faire passer des messages, mais aussi d’offrir une ambiance conviviale et un bien-être venant compenser les anciens bureaux. Sur cette partie, faire appel à un professionnel de l’aménagement de travail vous permettra d’offrir des locaux beaux et esthétiques en phase avec votre charte et les valeurs de votre entreprise.
7) Opter pour des équipements digitaux
Pouvoir réserver une salle pour travailler en équipes, identifier les espaces libres, retrouver facilement un collègue : ces points sont essentiels au bon fonctionnement du flex office et au confort des collaborateurs. Opter pour des équipements technologiques performants permettra aux équipes de travailler et de s'organiser facilement (écrans interactifs et mobiles dans les espaces de réunion ou d’échanges informels, applications mobiles…).
8) Commencer par un pilote
Chaque entreprise et chaque équipe ont des besoins et des habitudes différentes qui doivent être inscrits au cœur de la réflexion de la mise en place du projet de flex office. La phase de test and learn du premier pilote permettra de recueillir les impressions, de prendre du recul et d’ajuster pour que la mise en place du flex office soit un succès pour tous.
Vous l’aurez compris, la clé de réussite du flex office réside dans le fait qu’il répond à la fois à un besoin stratégique de l’entreprise (attractivité, innovation, engagement) et à un réel besoin des collaborateurs : moduler l’espace de travail en fonction des besoins pour mieux travailler au quotidien, en apportant bien être et confort aux collaborateurs.
Comment VIENI QUA peut vous aider dans votre projet de mise en place de flex office ?
Définir les objectifs et implications de votre projet de flex office
Identifier vos besoins et ceux de vos équipes, en termes d’habitudes et d’usage
Proposer des solutions d’agencement pour mettre en œuvre votre projet, équilibrer les différentes typologies espaces, créer un ensemble harmonieux et interactif
Créer des espaces esthétiques et agréables à vivre, vecteurs de votre identité de marque et de vos valeurs
Accompagner les différentes parties prenantes, les écouter et les impliquer avec nos partenaires spécialisés dans l’accompagnement du changement.